Een document of formulier moet gemakkelijk kunnen worden gelezen voordat het wordt omgezet naar een pdf-bestand. Dit is voor veel organisaties en bedrijven een moeilijke taak. Een pdf-bestand is erg waardevol. Adobe heeft dit bedacht en een standaard gemaakt voor het bewaren van documenten, namelijk PDF/A. Later is er een andere standaard gekomen, PDF/UA, die ervoor zorgt dat een pdf document toegankelijk is. Het is wettelijk verplicht hoofdstuk 10, om documenten te bewaren en ervoor te zorgen dat ze toegankelijk zijn. Maar ik begrijp dat je geen tijd hebt om dit zelf te doen. Je moet er veel tijd aan besteden, cursussen volgen en medewerkers trainen. Dit kost te veel tijd voor jou als ondernemer.

Moet je het dan maar niet doen? Nee, geef het uit handen. Ik heb al jaren ervaring met pdf-documenten sinds Adobe ermee begon. Ik maak documenten al jaren toegankelijk ‘vanaf het begin’.

Een toegankelijk document begint met stijlen volgens de semantische structuur

Met een koppenstructuur kun je je tekst overzichtelijk maken. De koppen worden genummerd in een bepaalde volgorde. H1 is de titel van het hoofdstuk (of van een document als dit enkelvoudig is) en komt maar één keer voor per hoofdstuk. H2 is een subkop en kan meerdere keren voorkomen. H3 is een titel in de zijkant van de pagina. H4 is een kop in een bepaald gedeelte van de tekst. H5 is een subkop van H4. H6 wordt bijvoorbeeld gebruikt voor kleine kopjes onderaan de pagina. Je moet altijd html5 en semantische html gebruiken om je tekst goed te maken. Je kunt jezelf controleren in Word, PowerPoint of Excel en het document opslaan als Adobe pdf. Je kunt leren van een specialist die veel weet over toegankelijke documenten en formulieren. Met de basiscursus kun je zelf een Word, PowerPoint of Exceldocument toegankelijk maken.

*) Acrobat Pro licentie is wel vereist.

Gebruik ALTIJD een semantische structuur, gelijk aan html, als:

Header (inclusief de skiplink) zodat iemand die alleen van het toetsenbord gebruik maakt altijd weer terug kan naar het begin
Banner
Main (hoofdinhoud)
Aside (sidebar of bepaalde onderdelen in een website die variabel zijn)
Sectie(s) voorzien van een duidelijk titel attribuut volgens het aria-model
Footer

Voor wie is toegankelijkheid nodig?

Het is belangrijk dat iedereen een website kan gebruiken, ook als ze een beperking hebben. Dit kan zijn dat ze bijvoorbeeld slecht kunnen zien, bewegen, horen of praten. Ook als iemand moeite heeft met nadenken of praten moet een website goed te gebruiken zijn. Dit kan bijvoorbeeld door het toetsenbord te gebruiken of door een speciaal programma (screenreader) te gebruiken.

Criteria voor toegankelijke documenten?

Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid Overheid

Kantoorbestandsformaten die zijn gepubliceerd voor 23 september 2018, tenzij dergelijke content nodig is voor actieve administratieve processen met betrekking tot de door de betrokken overheidsinstantie vervulde taken; Klik op de link om meer informatie te lezen over dit tijdelijk besluit.

NB: Per 1 juli 2025 wordt er een groot aantal regelingen gewijzigd. Mogelijk zijn nog niet alle wijzigingen verwerkt op de datum van inwerkingtreding en ziet u een oude versie van de tekst. Raadpleeg bij twijfel de bekendmaking. Deze publicatiepiek vangt aan op 16 juni en zal tot 1 augustus 2025 duren.

wetten.nl – Regeling – Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid – BWBR0040936

Bron: Richtlijnen eis voor ontoegankelijke documenten

Tijdelijk Besluit Digitale toegankelijkheid

Digitale documenten die op websites, intranet en apps worden aangeboden moeten toegankelijk zijn. Dit geldt niet voor oudere documenten; documenten van voor 23 september 2018.

Voor oudere documenten – van voor 23 september 2018 – gelden de eisen alleen voor documenten als ze nodig zijn voor een ‘actief administratief proces’. Bijvoorbeeld een pdf die je moet lezen met instructies om een formulier goed te kunnen invullen.

‘Toegankelijkheid is een randvoorwaarde om iedereen te kunnen laten meedoen’ – Digitale Overheid

In 2018 is deze verplichting overgegaan in een wettelijke verplichting: het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid(link naar andere website). Dat betekent dat vanaf 23 september 2019 informatie op nieuwe websites en apps toegankelijk moet zijn. Een jaar later geldt dit voor alle websites, dus ook de bestaande. En in juni 2021 ook voor apps.’

Voor intranetten en extranetten, inclusief de daarop gepubliceerde documenten, lag de grens op 23 september 2019:

Als een intranet of extranet na 23 september 2018 ingrijpend vernieuwd is of nieuw is, dan moet de content op 23 september 2019 voldoen. Voor een ouder intranet of extranet geldt: Content van 23 september 2019 of later moesten op 23 september 2020 voldoen.

Criteria voor ontoegankelijke documenten van voor september 2018

De volgende 5 punten gaan verder dan de toegankelijkheidseisen, maar het is goed om een aantal kwaliteitseisen te stellen als een niet-toegankelijke versie wordt aangeboden:

Aanklikbare link naar het toegankelijke document in de niet-toegankelijke versie
Zet altijd een aanklikbare link naar de toegankelijke versie in het niet-toegankelijke document indien dit op een toegankelijke wijze mogelijk is. Als een document buiten de website gedeeld wordt (bijvoorbeeld mailen), dan kan de bezoeker toch altijd de toegankelijke versie raadplegen.
Deze link is een uitgeschreven, duurzame url bovenin de niet-toegankelijke versie
Zet de link naar de toegankelijke versie bovenin het ontoegankelijke document. Zorg dat dit een duurzame url is (de link blijft werken) en schrijf de url naar de toegankelijke versie volledig uit. Als de url is uitgeschreven kun je bij een geprint document nog steeds zien waar de toegankelijke versie staat. Bijvoorbeeld: ‘Kunt u dit document niet goed lezen of gebruiken? Bekijk dan de toegankelijke HTML-versie van dit document op www.voorbeeldsite.nl/map/naamwebpagina’.
Beschrijvende titel
Zorg voor een beschrijvende titel die het onderwerp van het document beschrijft. Bijvoorbeeld: ‘OrganisatieX Jaarverslag 2014’.
Taal van het document
Zorg ervoor dat aangegeven is in welke taal het document is (Nederlands, Duits, Engels, et cetera)
Documenttitel wordt weergegeven
Voor pdf: zorg bij ‘Weergave bij openen’ dat de documenttitel getoond wordt in de bovenste balk van de pdf-reader in plaats van de bestandsnaam.

The European Accessibility Act

Inmiddels treedt op 28 juni 2025 de European Accesibility Act in werking. Geldt ook voor PDF-documenten.

Bron: Richtlijnen eis voor ontoegankelijke documenten

Bron EN 301549: Accessibility requirements for ICT products and services:

Tip: download deze interessante App.

Portfolio bekijken van toegankelijke pdf documenten die ik al gemaakt hebt.

Bel of app dan even dan bel ik je terug.

pdf formulieren en documenten

Een goede toegankelijke pdf bespaart je veel ergernis.

Maak toegankelijke pdf documenten en formulieren